仕事をスムーズに進めるための『効果的なメモの取り方』

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仕事をスムーズに進めるための『効果的なメモの取り方』

 毎日の生活の中で、気がついたことや、やらなければいけないことをメモにして書き留めることがあると思います。

 メモをその場でとっておかないと、後で思い出そうとしても、驚くほどすっかりと忘れてしまっていることも少なくありません。

 すぐにメモをすることで、せっかくの気づきを無駄にすることなく、毎日をスムーズに過ごすことができます。

 特に、仕事の場面では、メモをとっておくことはとても重要です。

 会議が終わってから自分のメモをみて、なにをするべきかが明確に分かるメモと、いったい全体何が書いてあるのかわからないメモとでは、その後の仕事の効率が違ってきます。

 メモには、「一箇所の原則」があり、一箇所の原則は、情報を可能な限り一箇所にまとめることです。

 人によってはその時その時で、会議の資料の余白にちょこちょことメモをしたり、ノートにメモをとったりしているかもしれません。

 でも、それでは後で見返すときに不都合が生じることになり、また、メモの整理場所が一箇所ではなくバラバラであれば、そのメモが散逸する恐れが多くなるからです。

 情報やメモはこの手帳だけに書くと統一させたほうが、余計な混乱を招くことを防げます。

Photo by yto

 また、せっかくメモをとっても、上から順にどんどん新しい情報を書き込んでいくと、せっかく一冊の手帳だけにメモをしているのに、どこに何が書いてあるのかわからなくなってしまうことがあります。

 結局、どこに何を書いたかを見つけることができずに、誰かに聞いたり、調べたりするなどの無駄な時間を発生させてしまうのです。

 そうした事態を防ぐために、「1つの話題に1ページ」と決めてメモをとることをお勧めします。

 メモの上部に少しだけ書き込んで、後は真っ白という状態でも、話題が変われば思い切って次のページをめくるようにすることで、紙のコストより時間のコストを惜しむべきではないでしょうか。

 また、ほとんどの場合、メモを取る時は箇条書きだと思いますが、要点もToDoも、すべて箇条書きで書いてしまうと、後で見返したときに混ざってしまって、よくわからなくなってしまうケースがあります。

 チェックボックスを活用して、ToDoや課題、依頼事などの横に「□」を書いておくだけで、パラパラと手帳を見返すだけでも区別がつきます。

 完了事項はチェックマークをつけておけば、やり残したことがないかどうかもすぐに確認することができます。

 その他にも、『効果的なメモの取り方』のポイントがたくさん存在します。

 今日からすぐにはじめられることもあるので、早速、実践してみてはいかがでしょうか。

※参考資料:
『効果的なメモの取り方』
http://the5seconds.com/pocketbook-4017.html

ライター:野間能子 ノーマ・プランニング。医療・スポーツ・美容・飲食など、ライフスタイル全般のプランニング、編集・執筆、商品企画などを行う。

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