『オフィスの整理整頓』

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『オフィスの整理整頓』

 仕事を効率よく、快適に進めるために欠かせないのは、職場環境の整理整頓です。

 参考資料を取りだしたり、会議で配布された資料を紐解いたりしながら、自分が取り組むべき課題に集中するためには、今何が必要なのか、どこになにがあるのか、最新データはどれなのかを瞬時に把握しておくべきです。

 しかしながら、ひとつ仕事に取りかかると、それに関する資料で机の上や引き出しがいっぱいになります。

 仕事の種類にもよりますが、ひとつのミッションが完全に終了してから、次のミッションが来るものではなく、同時並行で行う場合が多いため、ついついそれらが片付かない中で、多くの資料とともに作業を進めがちです。

 また、ひとつの仕事が終わった後に、資料を確実に整理しておかないことで、途中段階の資料が乱雑にたまってしまいます。

 求めていた資料がすぐに出てこなかったりして、仕事を始めるまでの手間がかかりすぎてしまい、実際の案件にたどり着くまでに疲れ切ってしまうことも少なくありません。

 日頃から、仕事環境の整理整頓をすることは、職場環境改善のためにとても重要なポイントです。

 しかしながら、オフィス整理の目的は、ただ職場をきれいにして見た目をよくしようというだけでは終わりません。

 日常的な仕事の効率を上げることが本当の目的なので、個人的な仕事環境はもちろん、整理整頓を会社全体で行い、オフィス環境すべてを仕事がしやすいものに整えることで驚くべき効果をもたらします。

 仕事がしやすいオフィス環境とは、言い換えると、仕事の中に物理的な無駄、時間的な無駄がないことです。

 仕事においては、無駄は経費として計上されるものでもあり、実は『コスト管理』に直結するものなのです。

Photo by C x 2

オフィス環境の改善し、業務効率を向上させるためには、『5つのS』が大切だといわれています。

 『5つのS』とは、『整理』『整頓』『清掃』『清潔』『躾』です。

 また、『5つのS』と同時に注目されているのが、『4つのR』です。

 『4つのR』とは、『リサイクル(再利用)』『リデュース(減量)』『リユース(再使用)』『リヒューズ(拒絶)』です。

 『リサイクル(再利用)』とは、ある製品をほかの物質に作り替えて、使いまわすことで、例えば、発泡スチロールトレーから、プラスチック製のボールペンに再利用することなどがあげられます。

 『リデュース(減量)』とは、無駄に作らないことをいい、例えば、資料の枚数を余分に印刷しないことなどがそれにあたります。

 『リユース(再使用)』とは、廃棄した製品、またはその部品をそのままの形で使いまわすことをいい、例えば、携帯電話の中の希少金属を、再び携帯電話を作るときに使うことなどをいいます。それぞれの職場によって使用するアイテムが違いますから、その職場での再利用を考える必要があるでしょう。

 『リヒューズ(拒絶)』とは、ゴミになるとわかっているものをはじめから作らないことであり、本当に必要なものなのかどうかの見極めが必要なことを指しています。

 職場のみんなでさまざまな観点から『5つのS』や『4つのR』を話し合い、仕事しやすい環境を目指したいですね。

※参考資料:
『オフィスの整理整頓』
http://www.yoannlemoine.com/

ライター:野間能子 ノーマ・プランニング。医療・スポーツ・美容・飲食など、ライフスタイル全般のプランニング、編集・執筆、商品企画などを行う。

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