就職や商談に!押さえておきたい社会人マナー!『ビジネスメールの書き方』

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就職や商談に!押さえておきたい社会人マナー!『ビジネスメールの書き方』

 

 メールといえば、今や小学生も使っています。おじいちゃんやおばあちゃんへ、たのしい休みの写真とともに、メールで御礼を伝えたりすることも少なくありません。パソコンやタブレットを使う練習にもなりますし、生活にそれだけITが深く浸透している影響もあります。

 

Photo by divya_

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 いつでも、どこでも、誰でも使うことができるメールですが、就職の際や職場での商談やコミュニケーションの場面で、その場にふさわしい使い方ができているかどうかという問題があります。あまりにも近い存在になってしまったメールは、就職や職場での正式な使い方について、自分から学ぼうとしなければ成長しないままです。相手に失礼にならないように、気をつけたいですね。

 

  • 『ビジネスメールの書き方』
  •   http://email.chottu.net

     

     『ビジネスメールの書き方』のホームページでは、メール文章を書く前の注意点やメール文章を書く際の注意点など、こまやかな心配りでポイントを解説してくれています。また、メールにおける便利な機能も紹介していたり、メールの例文などもあります。メールの基本を学ぶ際や、メールで困ったことが出た場合、伝え方に不安がある場合は是非、『ビジネスメールの書き方』のホームページを活用されてみてはいかがでしょうか?

     

     以下ではHPより、ビジネスメールを送るうえで、知っておきたい内容を載せておきます。

    <メールの長所とは?>

    • パソコンさえあれば、手軽に送受信できる
    • 送信から受信までの時差がごくわずかで、すぐに届けることができる
    • 相手が特定の場所にいなくても送信できる
    • 受信したメールは必要な時に読める
    • エクセルやワードなどのデータを送信することができる
    • 送受信の履歴が残るので履歴を追うことができる
    • 同時にたくさんの人に送信することができる
    • 多くのメールの中から目的のものを素早く検索できる
    • 読み・書きの場所を選ばない
    • 相手の時間を拘束しない

     

    <では、メールの短所とは?>

    • 相手のリアクションが分からない
    • 相手が読んでくれか分からない
    • 時間は空間を共有できない
    • 微妙なニュアンスが伝わらない
    • パソコンがなければ利用できない
    • コミュニケーションが簡潔になる
    • 受信者が受信操作をしなければ、メールが手元に届かない
    • 内容を盗み読みされる場合がある

     

    <メール文の記述の順序とは?>

    ※いくつかのパターンがありますが、記述の順序を工夫することで、相手に効果的に伝えることができます。

    • 重要な順に
    • 緊急度の高い順に
    • 結論から各論に
    • 結論を示してから理由を
    • 結果を示してから原因を
    • 意見や意図を書き、次に理由を
    • 時間の流れに沿って
    • 興味が持てる順に
    • 基本から応用へ

     

    <文章の長さ、句読点、5W1Hに気をつけて!>

    • ビジネスメールでは、35文字程度の長さで改行を入れる。
      35文字以上長くなると送信側の自動改行と受信側の表示限界がずれて、読みにくい文面になる。
    • 普通の文章よりも「、」を多めに入れて、読みやすくする。
    • だらだら書かずに、5W1H(いつ、どこで、だれが、なにを、どうした、どのように)を守る。

     

     

     普段、メールを使っていると、どうしてもメールで完結してしまおうと思いがちですが、メールを使わない方がよい場面も多々あります。微妙なニュアンスを含んで他に選択肢があるかどうか相談したいときや、メールに残さずに相談したいとき、相手の雰囲気を感じながらこちらの意向を伝えたいときなどです。また、電話よりもメールの方がかえって深い気持ちや尊敬の念を伝えやすいときも少なくありません。時と場合によって使い分けることが重要ですね。

     

     就労のための講習では、必ずメールの基本を学びますが、仕事に付いた後も、『ビジネスメールの書き方』のホームページを参照して、コミュニケーションスキルを高めたいですね。

     

    ※参考資料:

    『ビジネスメールの書き方』

    http://email.chottu.net

    ライター:野間能子 ノーマ・プランニング。医療・スポーツ・美容・飲食など、ライフスタイル全般のプランニング、編集・執筆、商品企画などを行う。

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