見直しましょう!『マイナンバーの管理方法とは?』

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見直しましょう!『マイナンバーの管理方法とは?』

 

『マイナンバー』が施行されて、しばらく経ちました。社会のいろいろな場所で、『マイナンバー』の話題がでていますが、しっかりと管理ができているかというと、まだ自信がない方も多いのではないでしょうか?
 

Photo by Dave McLear

Photo by Dave McLear


中でも気になるのは、『マイナンバー』の安全管理対策です。『マイナンバー』は、あらゆる個人情報のかたまりですから、その取り扱いには慎重さが求められます。もし漏洩してしまい、悪用されるようなことがあれば、どんな問題に巻き込まれてしまうか分かりませんし、企業などでは、従業員に対して、大きな損失を与えてしまうことにもなりかねません。企業としての信頼にも関わってくることでしょう。まず今回は、企業がとるべき『マイナンバー』の管理対策と、運用のポイントについてご紹介したいと思います。

 

『マイナンバー』が使われる機会とは?

企業が、行政機関等に提出する書類はたくさんありますが、『マイナンバー』制度がスタートすると、税務関係や社会保障関係の書類には、必ず当該従業員の『マイナンバー』を記載しなければなりません。また、従業員以外についても、株主への配当や、個人事業主に外注した際の支払調書などにも、マイナンバーの記載が必要です。つまり、お金のやりとりがあった相手のマイナンバーは、原則的に全部取得しなければいけないということです。

・税務関係

・社会保障関係

・株主への配当

・個人事業主への支払い調書

・お金のやりとりがあった場合 など

 

『マイナンバー』のセキュリティ対策とは?

民間事業者の『マイナンバー』の取り扱いは、『特定個人情報保護委員会』のガイドラインで紹介されています。このガイドラインでは、下記を決めるように指導されています。

 

<2種類のルールづくり>

・「基本方針の策定」

マイナンバーを取り扱う上での基本理念や法令遵守、安全管理についての方針を決めること

 

・「取扱規程等の策定」

マニュアル等を作成する義務があること

 

<4種類の管理対策>

・「組織的安全管理措置」

組織全体で取り組まなければいけない管理対策のことで、具体的には、個人情報の管理体制を整えること。『マイナンバー』を取り扱う担当者を明確にすること。それ以外の従業員が関わることのできないような仕組みをあらかじめ作っておくこと。

 

・「人的安全措置」

人的ミスによる情報漏洩やデータの損失を未然に防ぐための措置のこと。『マイナンバー』の取り扱い担当者への教育を徹底し、企業がしっかりと監督しなければならないということ、研修を強化すること。

 

・「物理的な安全管理措置」

情報漏洩のリスクを物理的に軽減しようという措置のこと。『マイナンバー』関連の事務を行う部屋を隔離する、関連書類を鍵付きの場所に保管する、座席の配置を工夫するといった対策など、おもに内部からの漏洩を防ぐための対策のこと。

 

・「技術的安全管理措置」

技術的な側面からセキュリティ対策を強化する措置のこと。アクセス権限を担当者のみに限定するようなシステムを構築したり、外部からの不正アクセスの予防策を講じたり、ウイルス対策を強化すること。

 

新しい法整備のひとつである『マイナンバー』ですが、国や自治体が決めたことであっても、実際に運営するのは、各企業や個人になります。きめ細かにサポートしてくれるかというとそうではなく、自分から教えてほしいといわないと、情報を得ることも難しいかもしれません。

 

『一般社団法人 マイナンバー推進協議会』のホームページには、『マイナンバー』について細かく情報が掲載されています。

 

『一般社団法人 マイナンバー推進協議会』
https://www.mynumber.or.jp/

 

その内容を見ながら、不明点などは、国や自治体の窓口に相談するなどして、自分や家族の情報を安全に管理していきたいですね。

 

※参考資料:

『マイナンバーの管理方法とは?』

https://www.mynumber.or.jp/company/mynumber-cp/charge-514

『一般社団法人 マイナンバー推進協議会』

https://www.mynumber.or.jp/

ライター:野間能子 ノーマ・プランニング。医療・スポーツ・美容・飲食など、ライフスタイル全般のプランニング、編集・執筆、商品企画などを行う。

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