就活に役立つ電話のマナー

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人事担当者への電話は時間に配慮すること

 ネット社会の今は、就職活動(就活)もWEBサイトやメールでする時代と言われています。とはいえ、採用が決定するまでには、何度か人事担当者に電話をすることもありますよね。そこで、問題です!

質問)人事担当者に連絡をする場合、次の対応で好ましいのはどれですか?

    1.なるべく早く連絡を取りたいので、始業時間になったらすぐに電話をかける。
    2.電話をしたが担当者が不在。その後、自宅の留守電に「またかけ直します」とメッセージが入っていたため、相手からの連絡を待つ。
    3.午後の落ち着いた時間帯に電話をし、切る際に「お忙しいところお時間をいただきありがとうございました」などとお礼を述べる。

みなさんおわかりだと思いますが、答えは(3)です。

 まず電話をかける時間帯ですが、(1)の始業時間すぐは、ほとんどの企業がその日の仕事がスタートし忙しい時間となります。中には朝礼を行っている企業もあるでしょう。ですので、この時間は避け、できればお昼休みの終わった2~3時間後がいいでしょう。

お礼の言葉を忘れず伝えること!

 (2)のもしも留守電に「またかけ直します」のメッセージが入っていたとしても、自分からかけ直すのがマナー。「またかけ直します」は、「折り返しかけて下さい」とほぼ同じ意味だと理解しておいたほうがいいでしょう。ただし、「これから会議なのでまたかけ直します」などの場合は、担当者からの連絡を待っていたほうがベターですね。

 ということで、正解は(3)になります。それから、電話の最後にお礼を述べるのを忘れないようにしましょう。就活は自分の都合で電話をするわけですから、例え電話とはいえ、相手に貴重な時間を作ってもらったお礼を述べるのは当然のこと。相手が「忙しいのに・・・」と思っても、こうした礼儀正しい対応をすることで、返って好印象を与えることにもなります。

いつでも連絡がつくのは考え物?

 また、相手に貴重な時間を作ってもらうという点で、事前に用件を箇条書きでメモしておくのも大切です。相手が電話口に出たら、「今、お話してもよろしいでしょうか」とさり気ないひとことを添えることも忘れずに。

 なお、最近は連絡先を携帯電話にしている方も多いようですが、担当者が携帯に連絡をしてくる可能性もあります。「メロディーコール」や「待ちうた」などの設定をしているようでしたら解除しておくようにしましょう。就活中に気をつける携帯の設定、電話をとる際に注意する点について、下記のサイトに詳しく書かれていますので参考にしてみてくださいね。

■楽天・みんなの就職活動日記/就活で失敗しない電話マナー
http://www.nikki.ne.jp/event/20110302/]

川端真弓。フリーライター/薬膳アドバイザー。埼玉県所沢市在住。1986年に「無理なく無駄なく簡単エコロジー」を合言葉に、子育て中の主婦でも身近にできる環境問題を考えるサークルを発足。以来、無農薬栽培など風土に根差した生き方を模索中。現在は、写真と詞をコラボした新しい感覚のアート「PHOTOEMほちょう調」を広める活動にも携わっている。WEBサイトはこちら

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