仕事を円滑に進めよう!『報告書の書き方』

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仕事を円滑に進めよう!『報告書の書き方』

 仕事をスムーズに進めるためには、仕事に関わる人々とのコミュニケーションを円滑にしておくことが大切です。

 仕事内容によって、どうすればスムーズに仕事が行えるかについては違いがありますが、基本的な仕事のルールは同じではないでしょうか。

 ビジネス書でも取り上げられることが多い、仕事の基本でもある『報告・連絡・相談』は、もっとも実行しやすく、もしもトラブルがあったとしても、まわりの方々と力を合わせながら乗り越えていくポイントになります。

 とはいっても、『報告・連絡・相談』の仕方は、職場によってさまざまです。

 正しいやり方をまわりと相談しておこなっている企業もあれば、個人の力量にまかせている企業も少なくありません。

 今回は、『報告・連絡・相談』の中でも、報告についてフォーカスし、正しく、望ましい報告書の書き方をマスターしたいと思います。

 報告書とは、上司や関係者に情報提供するために報告する文書です。

 日時、場所、目的、内容等について、必要な情報を、簡潔に記入する必要があります。

 所感は記入する場合と、しない場合がありますが、その場の細かなニュアンスを伝えたほうが有効な場合には、簡潔に書いておくといいでしょう。

Photo by Takashi(aes256)

 報告書の全体構成は、「標題」「内容要旨」「詳細内容」で形成されます。

 注意すべき点は、「標題」は「内容要旨」(打ち合わせ内容)の要約、「内容要旨」は「詳細内容」(ヒアリング事項等)の要約となっている、ということです。

 この3層構造を理解することが重要となります。

 報告書を、最初から順に書こうとするから難しいのであって、 報告書の説明文(「詳細内容から」)順に書いていけば、割と楽に書くことができます。

 説明文(「詳細内容」)も、「見出し」は「小見出し」の要約、「小見出し」は「説明文」の要約というように、ここでも、下位の文章を先に書いて、徐々に上位の見出しをつけていく作業を順々に実施していけば、詳細内容を楽に書くことができます。

<詳細内容の構成>

1.見出し(小見出しの要約、10字~15字ぐらい)

2.小見出し(文章の要約、15字~20字ぐらい)

3.説明文(小見出しの内容の説明)

 報告書の形式・分量、内容は、「誰に」「何の目的で」報告書を提出するかによって異なり、それぞれ目的にあった「まとめ方」が必要になります。

 ポイントとしては、立場が上の方は忙しいので、少ない文字数で専門用語などを極力控えて、分かり易く書くことです。

 また、経営判断にもかかわる内容になることも多いため、報告書はいち早く提出する必要があります。

 偉い人は現場の詳細な事まで知らない事が多いので、現場担当者の意見をまず聞く事が多いでしょう。

 そのため、所見をつけるようにして、現場の状況がどのようなものかを、報告書で的確につたえられると、現場にいることができない関係者であっても現場の様子を知ることができてとても助かります。

 まずは報告書を書いてみて、周りの意見を取りいれながら、内容をブラッシュアップしていく方法もいいかと思います。

 力を合わせて、みんなでよい職場にしていきたいですね!

※参考資料:
『株式会社インソース』
http://www.insource.co.jp

ライター:野間能子 ノーマ・プランニング。医療・スポーツ・美容・飲食など、ライフスタイル全般のプランニング、編集・執筆、商品企画などを行う。

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